Ежегодные обязательные инвентаризации всегда были проблемными вопросами, периодически волнующими руководителей, бухгалтеров и складских работников. Приход ревизоров приравнивался к стихийному бедствию, поскольку они целенаправленно и очень тщательно изучали документацию и проверяли все наличные помещения на предмет выявления не оприходованных материальных ценностей. И, несмотря на несомненную пользу этого мероприятия, участие в инвентаризации всегда воспринималось негативно, ибо приходилось все пересчитывать и перемеривать, обследовать труднодоступные закутки и огромные производственные площадки.
На каждом предприятии в инвентаризационные ведомости включалось огромное количество товарных позиций, каждую из которых нужно отыскать и идентифицировать, отметив в ведомости ее наличие или отсутствие. Этот тяжелейший труд не заканчивался на сверке ТМЦ, а обрабатывался бухгалтерами, которым приходилось вручную делать правки в описи и вводить информацию в компьютерную программу по учету ТМЦ. На протяжении всей процедуры присутствовала нервозность и потеря рабочего ритма, что не позволяло работать предприятию в полную силу и приносило убытки.
Как улучшить учет ТМЦ
Любое открытие или закрытие предприятий, различная реорганизация и усовершенствование условий хранения товаров требуют тщательного учета и контроля за движением ТМЦ, поскольку товарные потери, возникшие в результате небрежного ведения учета, достигают огромной цифры — до 15 % от имеющихся в наличии. Посему оптимизация технологии проведения инвентаризаций key-sol.biz/uslugi/upravlencheskij-konsalting/investiczionnaya-politika.html давно назрела и на данном этапе уже имеет эффективные наработки по качественному усовершенствованию этой неудобной процедуры.
В розничной торговле преобладают инвентаризации двух типов:
- учет основных фондов;
- контроль товарных запасов.
Сегодня существенное облегчение обеспечивает наличие на товаре штрих-кодов, благодаря которым учитывать товары стало гораздо легче.
Как упростить процесс учета
Функции систематизации информации о поступлении и движении основных фондов выполняют портативные устройства — терминалы сбора данных. Они предназначены для:
- считывания штрих-кода и преобразования его в информацию;
- обработки введенных данных.
Эти устройства, для краткости называемые ТСД, позволяют проводить и автономный, и мобильный сбор информации, сохранять ее и обрабатывать. А это очень актуально в условиях, когда через предприятие проходит колоссальное количество позиций разноплановых ТМЦ и пересчитать их все физически крайне сложно, да еще избежать ошибок и технических неточностей.
Подготовка к инвентаризации
Для грамотного проведения товарного учета следует действовать по плану:
- определить круг проверяемых объектов;
- установить цель;
- назначить дату начала и установить сроки проведения процедуры пересчета ТМЦ.
Хорошо бы разделить все проверяемые помещения на отдельные зоны, пометить их на общем плане и закрепить за конкретными исполнителями.
Как оптимизировать проведение инвентаризации
Сверка наличия основных средств занимает довольно много времени, поскольку ни оборудование, ни инвентарь штрих-кодов не имеют и приходится идентифицировать объекты по техдокументации или техническим характеристикам. Однако можно изготовить маркировку самостоятельно на принтерах в опции печати этикеток. Изготовленные таким образом этикетки наклеиваются на предметах из группы основных средств в месте визуальной доступности и при проведении инвентаризации сканируются, как обычные штрих-коды, и вносятся в общую базу данных.
Инвентаризация остатков товара при современных технологиях выполняется за 24 часа. Однако здесь тоже нужна предварительная подготовка, заключающаяся в группировании товаров по наименованиям. При учете весового товара продукцию предварительно развешивают, пакуют и соответственно маркируют. Учет остатков производится сверху вниз слева направо.
Когда произведено сканирование каждой единицы товара одного наименования, следует повернуть товар со штрих-кодом к себе и еще раз просчитать во избежание ошибок при подсчете. Для этого после первого подсчета делается запись на метке, какое количество товаров в группе и если при повторном сканировании эта цифра совпадает, то все просчитано правильно. Совпавшие результаты обводят кружочком, не совпавшие просчитывают снова.
Выведение итоговых остатков
После сканирования всего необходимого объема товаров, имеющихся в наличии, терминал нужно синхронизировать со стационарным компьютеров и перенести туда все данные в автоматическом режиме. Синхронизировать устройства можно путем прямого подключения их друг к другу или дистанционно с помощью беспроводной технологии Wi-Fi. Результаты инвентаризации выводятся на таблицы в Excel –формате и различные графики.
Сейчас в пользовании бухгалтеров находятся специальные программы для проведения инвентаризаций, синхронизированные с программой 1С и другими бухгалтерскими помощниками. Проводящему выведение остатков работнику нужно только внести новые данные в компьютер и сделать обновление базы данных.
С помощью таких несложных, но достаточно эффективных действий инвентаризация из ежегодного кошмара превратится в очень нужный и полезный инструмент учета, с помощью которого любая компания сможет без особых трудозатрат получить самые объективные и актуальные данные по собственному имуществу.
