Зміна юридичної адреси компанії – це стандартна процедура, яка, однак, вимагає уважності та дотримання певних кроків. Неправильне оформлення може призвести до проблем з органами контролю та контрагентами. Ця стаття допоможе вам розібратися в основних етапах зміни юридичної адреси в Україні.

Прийняття рішення та підготовка документів

Перш за все, необхідно прийняти офіційне рішення про зміну місцезнаходження. Для ТОВ це, як правило, рішення загальних зборів учасників, яке оформлюється протоколом. У протоколі обов'язково зазначається нова юридична адреса.

Після прийняття рішення необхідно підготувати пакет документів для державного реєстратора. Зазвичай він включає:

  • Заяву про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі (ЄДР). Форму заяви можна знайти на сайті Міністерства юстиції.
  • Протокол (рішення) загальних зборів учасників (для ТОВ) про зміну місцезнаходження. Оригінал або нотаріально засвідчена копія.
  • Нова редакція статуту (якщо стара редакція містить інформацію про місцезнаходження і потребує змін). Статут підписується засновниками (учасниками) або уповноваженими особами та нотаріально посвідчується. Однак, згідно з чинним законодавством, ТОВ можуть діяти на підставі модельного статуту, який не містить відомостей про адресу, тому в такому випадку нова редакція статуту не потрібна.
  • Документ, що підтверджує сплату адміністративного збору. Розмір збору залежить від типу юридичної особи та терміновості реєстрації.
  • Довіреність (якщо документи подає представник).

Державна реєстрація змін

Підготовлений пакет документів подається державному реєстратору в Центрі надання адміністративних послуг (ЦНАП) за місцезнаходженням компанії або нотаріусу, який має право здійснювати реєстраційні дії. Документи можна подати особисто, через представника або в електронній формі (за наявності електронного цифрового підпису).

Державний реєстратор перевіряє подані документи та, за відсутності підстав для відмови, вносить відповідні зміни до ЄДР. Термін розгляду документів зазвичай становить 24 години з моменту подання (крім вихідних та святкових днів).

Після внесення змін до ЄДР ви можете отримати виписку з ЄДР, яка підтверджує нову юридичну адресу.

Крок 3: Повідомлення органів контролю та банків

Після державної реєстрації змін необхідно повідомити про нову адресу податкові органи. Зазвичай ця інформація оновлюється автоматично шляхом взаємообміну даними між ЄДР та реєстром платників податків. Проте, не зайвим буде перевірити актуальність даних в електронному кабінеті платника податків.

Якщо ваша компанія є платником ПДВ, необхідно подати заяву про перереєстрацію платника ПДВ (форма № 1-ПДВ) протягом 10 робочих днів з дня внесення змін до ЄДР.

Також важливо повідомити про зміну юридичної адреси обслуговуючі банки та контрагентів, надавши їм копію нової виписки з ЄДР. Це допоможе уникнути проблем із банківськими операціями та документообігом.

Важливі нюанси:

  • Вибір нової адреси: Переконайтеся, що нова адреса є реальною та ви маєте право на її використання (договір оренди, право власності тощо).
  • Поштова кореспонденція: Подбайте про своєчасне перенаправлення поштової кореспонденції на нову адресу.
  • Ліцензії та дозволи: Якщо діяльність вашої компанії потребує ліцензій чи дозволів, що містять інформацію про місцезнаходження, необхідно внести відповідні зміни і до цих документів.

Дотримання цих кроків допоможе вам правильно та без зайвих ускладнень змінити юридичну адресу вашої компанії. У разі виникнення сумнівів або складнощів рекомендується звернутися за консультацією до юристів.